MAKALAH MAIL MERGE DAN TRACK CHANGES

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Teknologi merupakan suatu sarana yang digunakan intuk memenuhi kebutuhan hidup manusia. Beberapa teknologi dewasa ini merupakan penerapan teknologi sains dalam kehidupan sehari-hari.

Dari hari ke hari, dari tahun ke tahun, perkembangan teknologi semakin berkembang pesat. Setiap diri manusia berusaha ingin mengembangkannya setiap saat guna mendapatkan kepuasan yang diinginkan. Kepuasan yang bisa membuat mereka merasa nyaman dan bahagia di dunia ini. Kepuasan yang bisa membuat semua orang merasa lebih sejahtera.

Manusia diberi oleh Tuhan Yang Maha Kuasa akal dan ilmu. Karena akal dan ilmu itulah yang membuat kita bisa mencapai taraf hidup yang lebih baik seperti sekarang. Akal dan ilmu adalah satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Akal dan ilmu yang dimiliki oleh manusia akan terus berkembang seiring dengan majunya peradaban. Seiring dengan banyaknya manusia menemukan hal – hal yang baru atau keajaiban – keajaiban baru di dunia. Mereka akan terus mengembangkan akal dan ilmunya demi menguak segala rahasia atau keajaiban di dunia ini. Demi mempelajari segala kenikmatan dan anugrah yang telah diberikan oleh Tuhan Yang Maha Kuasa.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa yang kamu ketahui tentang Mail Merge ?

2.      Apa yang kamu ketahui tentang Track Changes ?

C.    Tujuan

1.      Mengetahui tentang Mail Merge

2.      Mengetahui tentang Track Changes

BAB II

PEMBAHASAN

A.    MAIL MARGE

1.      Pengertian

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

·         Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

·         Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya

2.      Fungsi Mail Merge

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari berbagai sumber ( kumpulan ) :

·         Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

·         Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .

·         Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .

·         Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

·         Di praktikum 4 Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :

1. Mail Merge
2. Page Break
3. Table of Content
4. Equation Editor
5. Autotext table and Thesaurus

Karna komputer di lab komputer sama di cyber singkkong masih pake Ms. Word 2003 tapi anak-anak udah lumayan banyak yang pake Ms. Word 2007, jadi di praktikum kemaren terpaksa gw bikin slide lagi tentang tahap-tahap di Ms. Word 2007. Berikut ini reviewnya :

3.      Mail Merge pada Ms Word 2007

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya gitu kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

a)      Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )

b)      Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

·         Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

·         Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)Klik Next: Select recipients

·         Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

ü  Pilih Type a new list,

ü  Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

ü  Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

ü  Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

ü  Ketik Nomor

ü  Klik tombol OK

ü  Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamatsampai hasilnya kaya gini,

ü  Kalau udah, klik tombol OK

ü  Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama

ü  Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh 

ü  Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombolOK

ü  Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (lupa neh bahasa bakunya

ü  Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombolOK

ü  Klik Next: Write your letters

·         Step 4

ü  Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkanNomor surat

ü  Klik menu More Items

ü  Pilih Nomor

ü  Klik tombol Insert

ü  Klik tombol Cancel

ü  Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor danAlamat

ü  Hasilnya nanti kaya gini

ü  Klik menu Next: Preview you letters

·         Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

·         Step 6

Kita telah selesai membuat Mail Merge… 

Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.
Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya. selesai proses mail merge.

B.     TRACK CHANGES

1.      Pengertian

Track Changes adalah salah satu fitur Word yang sangat berguna bagi penyunting dan korektor. Langkahnya sederhana saja, di Word 2003, klik Tools-> Track Changes. Di Word 2007, klik Review-> Track Changes.

Mohon maaf, screenshot-nya hanya untuk versi 2003. Demikian pula semua langkah yang saya uraikan di sini. Untuk versi 2007 dapat dibaca di web Microsoft.

File yang lengkap dengan koreksian dan warna berbeda itu disebut tampilan Final Showing Mark Up. Untuk melihat naskah aslinya, arahkan mouse ke toolbar itu dan klik Original (lihat gambar).

Karena fitur ini menjadikan berat sewaktu bekerja (loading-nya relatif lama apabila file-nya panjang), klik tampilan Final seperti gambar di bawah ini.

Track Changes memudahkan kita melihat siapa mengerjakan yang mana. Warna koreksian tiap penyunting berbeda

Catatan: bila kita memiliki komputer lebih dari dua, atau pindah komputer, otomatis warna koreksiannya pun akan lain. Nama pun bisa berubah, kecuali kedua komputer kita dinamai sama.

Warna koreksian ini umumnya merah, namun dapat diubah sendiri. Caranya, arahkan mouse ke menu Show (lihat gambar) lalu klik Options. Silakan pilih warna sesuai keinginan, lalu klik Ok.

2.      Memecah File Ber-Track Changes

Anda yang terbiasa menggunakan fitur track changes sewaktu menyunting tentu tahu bahwa mengaktifkan ini dapat menjadikan file berat sekali, termasuk ketika berpindah halaman (scroll up–scroll down). Oleh sebab itu, ketika menyunting, amat dianjurkan dipecah berdasarkan bab.

Bagaimana kalau file tersebut sudah terlanjur dikerjakan…katakanlah 20 halaman dari total 150 halaman? Bila dicopas begitu saja ke dokumen baru, sudah pasti track changes-nya hilang. Sedangkan jika sisa 130 halaman yang belum dikerjakan di-delete manual, akan tetap terlihat garis-garis merah (atau warna lain, tergantung setting) sangat panjang sebagai jejak penghapusan. Ini mengganggu, dan tentu saja file tetap berat.

Begini cara menyiasatinya.

1.      Klik Save As, buat nama file baru, misalnya “Editan I’.

2.      Matikan Track Changes. Pada Word XP, klik Tools-Track Changes.

3.      Baru hapus halaman-halaman yang tidak ingin disertakan tadi.

4.      Save.

Jejak kerja tidak hilang, sisanya terhapus tanpa coreng-moreng track changes.

3.      Menggabungkan Hasil Editan Ber-trackchanges Menjadi Satu Dokumen

Kadang hasil suntingan diminta disetorkan dalam pecahan bab, dijadikan satu file, atau keduanya. Sependek pengetahuan saya, menjadikan satu di akhir pekerjaan mempermudah proses pengecekan ulang. Tapi jika dilakukan manual dengan copy paste bab demi bab, rasanya melelahkan dan berpotensi terlewat. Lalu saya cari di Google, ternyata ada caranya di sini.

Sama dengan menyalin isi satu bab saja, track changes harus dimatikan dulu agar hasil editan terbawa dan tetap kelihatan. Hasilnya seperti di bawah ini:

Bila track changes tidak dimatikan sebelum klik Insert Object, hasilnya akan tumpang tindih seperti ini:

4.       [Word 2003] Ketika Copas Teks Original dan Final Tak Berbeda

Belakangan ini, ada satu keruwetan Track Changes yang tak kunjung dapat saya atasi. Untuk kebutuhan catatan koreksi/masukan penerjemah, saya harus copas teks sebelum disunting dengan view Original kemudian teks pascasunting dengan view Final.

Ternyata hasilnya sama saja, yang muncul teks hasil sunting. Saya coba Final Showing Mark-up dan Original Showing Mark-up, nihil. Cara yang dipakai terpaksa ribet, copas dari teks asli (yang tidak saya save as [nama file]_edited) dengan pembanding yang memenuhi layar seperti ini.

Rupanya ada jalan keluar, yang disarankan Kang Muhammad Imansyah. Langkahnya sbb:

View Original, soroti teks, Ctrl + C seperti biasa.

Buka file baru, klik Toolbar Edit->Paste Special

Muncul opsi seperti ini, pilih Unformatted Text-> Ok

Berhasil.

Ternyata masih banyak yang tidak saya ketahui tentang Word. Danke, Kang Iman:)

Ada lagi trik supaya file Track Changes tidak terlalu berat dan tampilannya lebih rapi, yaitu menggunakan fitur inline dan bukan Balloon.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Track Changes adalah salah satu fitur Word yang sangat berguna bagi penyunting dan korektor. Langkahnya sederhana saja, di Word 2003, klik Tools-> Track Changes. Di Word 2007, klik Review-> Track Changes

DAFTAR PUSTAKA

http://alfitriandi.blogspot.com/2012/03/makalah-tentang-it.html

http://rinurbad.com/track-changes/

MAKALAH TIK

“MAIL MERGE & TRACK CHANGES”

Oleh:

NAMA KELOMPOK

1.     

2.     

3.     

4.     

5.     

6.     

7.     

KELAS : X IPS 1

SMA NEGERI 1 MASBAGIK

2019

KATA PENGANTAR

Sembah sujud penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT karena anugerah dan rahmat-Nya jualah sehingga makalah ini dapat terselesaikan. Dalam penyusunan makalah ini, penulis telah berusaha semaksimal mungkin, yang mana telah memakan waktu dan pengorbanan yang tak ternilai dari semua pihak yang memberikan bantuannya, yang secara langsung merupakan suatu dorongan yang positif bagi penulis ketika menghadapi hambatan-hambatan dalam menghimpun bahan materi untuk menyusun makalah ini.

Namun penulis menyadari bahwa makalah ini masih sangat jauh dari kesempurnaan, baik dari segi penyajian materinya maupun dari segi bahasanya. Karena itu saran dan kritik yang bersifat konstruktif senantiasa penulis harapkan demi untuk melengkapi dan menyempurnakan makalah ini.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .........................................................................................

DAFTAR ISI .......................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................

A.    Latar Belakang....................................................................................

B.     Rumusan Masalah...............................................................................

C.     Tujuan..................................................................................................

BAB II PEMBAHASAN.....................................................................................

A.    Mail Merge..........................................................................................

B.     Track Changes.....................................................................................

BAB III PENUTUP.............................................................................................

A.    Kesimpulan..........................................................................................     

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................